Gói và thuê bao

Mỗi công ty trong hệ thống đều gắn với một gói dịch vụ. Gói quyết định công ty được dùng những phân hệ nào, số người dùng và dung lượng lưu trữ tối đa. Trang Thuê bao giúp chủ sở hữu xem gói đang dùng, đổi sang gói khác và theo dõi hoá đơn. Cách làm giống nhau ở mọi quy mô công ty.

Lưu ý: Trang này chỉ hiển thị với chủ công ty (chủ sở hữu). Các vai trò khác không thấy menu Thuê bao.

Xem gói thuê bao hiện tại

Vào Hệ thống, Thuê bao. Phần Chi tiết gói hiện tại cho bạn biết ngay gói công ty đang áp dụng, gồm các thông tin:

• Tên gói: tên gói đang dùng (nếu chưa đăng ký sẽ hiển thị "Chưa đăng ký").
• Giá theo năm: số tiền của gói tính theo năm.
• Số nhân viên tối đa: số người dùng tối đa gói cho phép (đây là nhãn hiển thị trên màn hình; hiểu là số thành viên có tài khoản trong công ty). Để trống nghĩa là không giới hạn.
• Dung lượng lưu trữ tối đa (GB): dung lượng file, ảnh, tài liệu được lưu.
• Tính năng đi kèm: danh sách các tính năng có trong gói.

Đăng ký hoặc đổi gói

Ở góc trên bên phải trang Gói dịch vụ, bấm Đổi gói dịch vụ. Hộp chọn gói hiện ra. Dưới tên mỗi gói là số người dùng tối đa và trần riêng của phần mềm, ví dụ Phòng: tối đa 32 ở myPMS; bảng so sánh các gói có thêm một dòng cho mỗi trần ấy.

1. Bấm vào gói mong muốn; chu kỳ còn chọn được của gói ấy tự được chọn: theo năm hoặc trọn đời (tuỳ gói có cấu hình giá nào).
2. Mỗi dòng ghi số tiền phải trả và tới ngày nào:
   • Gia hạn gói đang dùng (dòng có nhãn Đang sử dụng): trả giá một năm, năm mới nối tiếp ngày hết hạn hiện tại, gia hạn sớm không mất ngày nào. Gói đã hết hạn thì năm mới tính từ hôm nay.
   • Lên gói cao hơn giữa kỳ: chỉ trả phần chênh cho số ngày còn lại, ngày hết hạn giữ nguyên. Ví dụ còn 182 trên 365 ngày, từ gói 1.490.000 ₫ lên gói 3.490.000 ₫: (3.490.000 − 1.490.000) × 182 / 365 = 997.260 ₫, gói vẫn hết hạn đúng ngày cũ. Giá gói cũ là số đã trả cho kỳ đang chạy; ngày được tặng thêm vẫn tính vào số ngày còn lại.
   • Lên trọn đời giữa kỳ năm: giá trọn đời trừ phần chưa dùng của năm đã trả (giá năm đã trả × ngày còn lại / số ngày của kỳ), không dưới 0 ₫.
   • Đang dùng thử, gói đã hết hạn, hay hôm nay là ngày cuối của gói: trả đủ giá gói mới, một năm tính từ ngày tiền về.
3. Bấm Xác nhận chọn gói.

Kỳ được tính theo ngày tiền về, không theo ngày lập hoá đơn: hoá đơn trả muộn vẫn đủ một năm, ngày được tặng thêm trong lúc chờ trả vẫn giữ. Hoá đơn đổi gói giữa kỳ chỉ trả được tới hạn trả ghi trên hoá đơn; quá hạn thì chọn lại gói để có giá theo số ngày còn lại hôm ấy. Chọn lại gói hay kỳ khác thì hoá đơn cũ chưa trả được huỷ và thay bằng hoá đơn mới. Nếu nhà cung cấp đã lập sẵn một hoá đơn cho đúng những ngày ấy, hệ thống báo số hoá đơn đó để trả, không lập thêm.

Ngày hết hạn ghi trên màn là ngày cuối cùng còn dùng được; hết ngày ấy mới tính là hết hạn.

Nếu gói bạn chọn có phí, hệ thống tự tạo một hoá đơn và hiện thông tin chuyển khoản. Nếu gói miễn phí, gói được kích hoạt ngay lập tức.

Lưu ý khi hạ gói: nếu công ty đang có nhiều người dùng hơn mức tối đa của gói mới, hệ thống sẽ chặn và báo số lượng hiện tại. Ví dụ công ty đang có 120 người không thể chuyển về gói giới hạn 50 người cho tới khi giảm bớt dữ liệu.

Thanh toán và hoá đơn

Sau khi xác nhận một gói có phí, hệ thống hiển thị thông tin chuyển khoản: mã QR, Ngân hàng, Số tài khoản, Tên tài khoản, Số tiền và Nội dung chuyển khoản. Quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng là số tiền và nội dung được điền sẵn, không sợ gõ sai. Chuyển khoản tay thì ghi đúng nội dung ấy để hệ thống tự đối soát.

Số tiền hiện ở khung là số còn thiếu, không phải luôn là tổng hoá đơn: nếu bạn đã chuyển một phần, khung nói rõ đã nhận bao nhiêu, tổng bao nhiêu và còn thiếu bao nhiêu, nên bạn chỉ chuyển phần còn lại.

Mã QR và việc tự đối soát cần người quản trị nền tảng khai Tài khoản nhận chuyển khoản ở gói Cổng thanh toán. Chưa khai thì khung vẫn hiện số tài khoản gõ tay ở Cài đặt SaaS, nhưng không có mã QR và nhân viên xác nhận thanh toán bằng tay.

Ngay dưới phần thông tin gói là bảng danh sách hoá đơn của công ty, gồm: Số hoá đơn, Gói thuê bao, Tổng tiền, Trạng thái và Ngày tạo. Với hoá đơn chưa thanh toán, bấm Thanh toán ngay để mở lại cửa sổ thông tin chuyển khoản kèm nút sao chép số tài khoản và nội dung.

Mẹo: Nội dung chuyển khoản phải khớp chính xác số hoá đơn. Sau khi nhận đủ tiền, hệ thống tự đối soát và kích hoạt gói trong vòng 1 đến 3 phút, bạn không cần báo thủ công.

Trạng thái hoá đơn

Mỗi hoá đơn có một trạng thái để bạn biết cần làm gì:

Khi hoá đơn chuyển sang Đã thanh toán, gói mới chính thức có hiệu lực với công ty. Nếu quá hạn thanh toán mà chưa chuyển khoản, hãy dùng nút Thanh toán ngay để lấy lại thông tin và hoàn tất.